Die E-Rechnung kommt in Stufen, und die nächste beginnt in gut zwei Monaten. Für viele Onlinehändler ist die gute Nachricht: Wer nur an Verbraucher verkauft, ist davon nicht betroffen. Wer auch an Unternehmen verkauft – Wiederverkäufer, Praxen, Büros, Werkstätten –, sollte jetzt prüfen, ob Shop und Warenwirtschaft so weit sind.
Die drei Stufen
| Seit / ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen. |
Maßgeblich für 2027 ist also dein Gesamtumsatz im Jahr 2026. Liegt er knapp an der Grenze, lohnt es sich nicht, auf den Jahresabschluss zu warten – die Umstellung dauert länger als ein paar Tage.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Abtippen lesen kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem:
- XRechnung – reine XML-Datei, für Menschen nur mit Viewer lesbar
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind
Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Ab dem jeweiligen Stichtag gilt es im B2B-Verkehr nur noch als sonstige Rechnung, die man nicht mehr verwenden darf.
Welche Rechnungen ausgenommen sind
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz im Inland. Ausgenommen sind unter anderem:
- Rechnungen an Verbraucher – der normale B2C-Shop bleibt, wie er ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Rechnungen von Kleinunternehmern
Für Händler mit gemischtem Kundenkreis heißt das: Die Bestellung eines Unternehmens über 250 Euro braucht ab dem Stichtag eine E-Rechnung, die Bestellung einer Privatperson nicht. Der Shop muss also unterscheiden können, wer bestellt.
Was du jetzt prüfen solltest
- Umsatz 2026 abschätzen: Liegst du über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab Januar.
- B2B-Anteil ermitteln: Wie viele Rechnungen gehen an Unternehmen in Deutschland, und wie viele davon über 250 Euro?
- Software fragen: Kann dein Shopsystem, deine Warenwirtschaft oder dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Bei den gängigen Systemen ist das meist eine Einstellung oder ein Modul, aber es muss eingerichtet und getestet werden.
- Kundendaten ergänzen: Für eine E-Rechnung braucht es saubere Stammdaten des Geschäftskunden, etwa die vollständige Anschrift und bei Bedarf eine Leitweg- oder Bestellnummer.
- Empfang prüfen: Auch wer selbst noch nicht ausstellen muss, muss seit 2025 E-Rechnungen von Lieferanten annehmen und lesen können.
Ein Hinweis zum Zeitplan: Aus dem Handwerk gibt es die Forderung, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Einen Gesetzentwurf dazu gibt es nicht, der Zeitplan wurde zuletzt im Juni 2026 bestätigt. Wer auf eine Verschiebung setzt, setzt auf eine Vermutung.
Was das mit Fulfillment zu tun hat
Die Rechnung an deinen Kunden schreibst du – nicht das Lager. Am Versand ändert sich durch die E-Rechnung nichts. Wenn du deinen B2B-Versand über uns abwickelst, lohnt es sich aber, beides zusammen zu denken: Wer Geschäftskunden beliefert, braucht ab 2027 nicht nur pünktliche Paletten, sondern auch Rechnungen, die deren Buchhaltung automatisch verarbeiten kann.
Stand: Oktober 2026.